だいぶ時間が開いてしまった。本当はもっと頑張りたいのに……うまくできない。
また今日から仕切りなおして頑張りろう。
8回目の 「いつかやりたいこと」を「今からやること」に変換するスマホ時代のタスク管理「超」入門
について
3-8 仕事に追われているときほどタスクリストの並び順を決めてからとりかかる
少しずつタスクリストを活用して頑張っているが、少しでも気を抜くとやらなければならないことが増える。
気合をいれて遅れを取り戻そうと頑張ろうと思うが、タスクリストをみると時間的にすべて完了させる事は無理な状況になっていることが多々ある。
そうすると、頑張ろうというさえもなくなってしまいダラダラとしてしまう。
全部やろうとすると、予定を大きく過ぎるけれど、どうしていいかわからない。
そんな時には、まずやるべきはトリアージしてタスクリストを作ることらしい。
トリアージとは優先順位付けのことで、優先順位を意識してタスクリストを作り、上から順番に処理して行く。
これで、重要なことや今やらないといけないことを短い時間でやって行く。
今回でやっと7回目の記事。
「いつかやりたいこと」を「今からやること」に変換するスマホ時代のタスク管理「超」入門
を読み直しながら少しずつ実践したりしながら書いてきた。
今回は、3-7「丸ごと先送り」を防ぐためにタイマーはいつでも「5分」にセットしておく。
これはまだやったことがない。
最初読んだときには、まだ先送りしているタスク自体があまりなかった。
だから、まだ必要ないからと飛ばしてしまって、そのままになっていた。
改めて読んでみて、この章の重要な所は、
いつもタスクリストにはあがっているのに、いつも手をつけず「明日やろう」としてしまう。
そうするたびにいろんな格言などが頭を駆け巡るけれど、それでも手をつけられない。
そんなタスクがあったらタイマーを使ってください。
この部分が目についた。
試しにこの記事を書いている最中に、ずっと先送りしてきたタスクを試しにやってみた。
何ヶ月もタスクリストに居座っていたタスクが、終わりはしなかったけれども少しなりとも進んだ。
効果はあるのは分かるのだが、問題はどうやって習慣化するかだ。
6回目の「いつかやりたいこと」を「今からやること」に変換するスマホ時代のタスク管理「超」入門
3-6本格的なチェックリストを使って仕事の質を高める
今回は前回の続き的な項目で、すでに実行中。
Toodledoを使用して、チェックリストを作成して運用しようという話。
このなかでまず重要なのは、
・期限内に成し遂げることが何であるかを確実に把握する
・やってはいけないことを忘れない
この2つは必須だと書いてある。
これをただ記憶に頼ると仕事が不確かになる。
記憶に頼らなくていいように、チェックリストを作る。
そして、そのチェックリストにおススメなのToodledoというサービスだとある。
私はこの本を読む前から一応使っていたのだが、この本で繰り返しの設定をよく使うようになった。
たとえば、ほぼ毎日やらないといけない仕事や、毎週１回やればいい仕事、毎週決まった曜日にやる仕事、毎月第１水曜日にやる仕事など自由にタスクを設定できる。
これによって、一度設定してしまえば、記憶に頼る必要はなくなる。
そして、著者の考えとして
「繰り返しの頻度を変えること」が「質を決める」
というのが書いてあった。
これは実際に繰り返しの設定をしているときに、よく分かった。
やるべき作業の頻度を増やしたければ設定で簡単に増やすことが出来、
もっと頻度を減らしてもいいなと思う場合も、簡単に減らせる。
これによって、やるべき仕事がタスクとしてよく分かり、その時やらなくていいタスクは見えない。
5回目の「いつかやりたいこと」を「今からやること」に変換するスマホ時代のタスク管理「超」入門
3-5アクションチェックリストを使ってミスを防ぐ
これはすでに、この本を購入して読んだ後から実践している。
成果は出ていると言っていいだろう。
現在あるチェックリストを数えたら24個だった。
そのうち、だいたい毎日使うものは5個。
あとのものは、週、月、年、不定期で使用する。
作りかけのものもあるけれど、見ながら行動し、その都度よくなるように変更をする。
よく使うものは精度が上がり、パフォーマンスが向上する。
実際のチェックリストをあげると、
帰宅時用チェックリスト
とこんな感じ…
かなり細かい事だし、書かなくてもいいんじゃないかと思われるかもしれない。
しかし、あるのとないのではかなり違う。
次は何をしようかなどを考えなくていいし、余計な事をしなくなる。
日々実行していくなかで順番を入れ替え、いろいろと追加・削除しながらこの形になった。
まだまだ、これから変わっていくだろう。
昨日、選んだプロジェクトを練り直そうと思ったが…
あまりにも時間が経ちすぎていて、やる必要がなくなっていた…
だから、予定変更。
4回目の「いつかやりたいこと」を「今からやること」に変換するスマホ時代のタスク管理「超入門から、
「3-4スターやフラグは「他人との約束タスクに付ける」
について考えた。
スターやフラグとは、ToodledoやNozbe、OmniFocusなどで使用する特別なマーク。
私はToodledoを使用しているのでスターとなるのだが、
今まで明確な使い方を決めていない…というか、
特に使うことがない。
この本では、人との約束にスターを付けて、
時間がない場合などでもスターの付いたタスクをやれば、人との約束を破ることがない状態にする。
ということらしい。
なるほどと思うが、タスクをチェックしながら考えたが今のところそこまで必要性を感じない。
取り合えず、これはパスして現状維持でいこう。
前回同様「いつかやりたいこと」を「今からやること」に変換するスマホ時代のタスク管理「超入門から、
「3-3締切が気になる仕事は「階層式」+「実行日」で先読みする」
を実践する。
ここは昨日のプロジェクト管理の続きという感じだ。
締切があることなのに、やることが多くていつ終わるか予想がつかない場合に必要なこと。
自分に必要だと思った個所は、
・管理すべきなのは「いつ実行するか？」
・直近3日だけでもいいから割り当てる
いつも締切ぎりぎりまでほったらかしてしまったり、なかなか進まないことが多い。
前回と合わせて、プロジェクトをたて実行してみよう。
こういったことはやるしかないだろう。
昨日のデータに実行日を書いてみた
やれば一日かからないけど…
とりあえず、予定通りに一日ごとにやれば今週中に終わることがわかる。
やっぱり停滞中のプロジェクトを、昨日と今日のことを踏まえてやり直そう。
いまから一つプロジェクトを選んで、明日はプロジェクトを練り直す。
やるべきは「階層式」によるタスクの分割と順番を決めること。
そして、実行日を付けるだ。
昨日に引き続き、「いつかやりたいこと」を「今からやること」に変換するスマホ時代のタスク管理「超」入門から、
3-2．大きすぎるタスクは「プロジェクト」にして階層式に整理する
を実践する。
これまではEvernoteで管理していた。
しかし、上手く実行出来ていない。
解ってはいたが本を読んで改めて原因を考えると、
というところだと思った。
では、これからのプロジェクト管理をどうするか？
これは、本の内容通りだろう
１．やらなければならないことを洗い出す。分からないことは他人に聞
２．いくつかタスクをこなせば達成されることをまとめる
３．中項目や小項目の順番を整理する
４．小項目がいずれも「実行可能なサイズ」になっているかどうか確認し、なっていなければさらに分解する
実際に試して行かないといけない。
長い間ほったらかしのタスクをプロジェクトとして計画を立てみた。
本来ならプロジェクトにしなくていいものだけど、練習として…
プロジェクト名：机の上の書類を処分
上のデータは前回のCloud Outlinerを使ってみて書いてみた。
ちょっと無理やりタスクを出した感はあるけれど、一応できた。
あとはToodledoにタスクを記入して実行していくだけだ。
手を付けている最中のプロジェクトもこれにならって作り直そう。